אחת המטרות העיקריות בניהול ידע היא להשתמש במידע והידע האצורים בראשי העובדים ובמערכות תומכות, ובכך לחסוך שעות עבודה רבות בהמצאת הגלגל מחדש.

הארגון שואף לצורת עבודה מסודרת של אחזור מסמכים, תבניות, מצגות וסוגי מידע נוספים בהם כבר הושקעו שעות העבודה, בצורה כזו יתאפשר שימוש חוזר במידע ובידע.

המושג הפופולארי בו השתמשנו עד היום לתיאור פעולה זו של שימוש חוזר במידע קיים היה Re- use משמע: "שימוש חוזר".

בפועל, המינוח הנכון והמדויק - אינו שימוש חוזר- Re-use ,כי אם "שימוש חדש" New-use.

רוב העובדים משתמשים במסמכים ובמידע קיים כתשתית למידע וידע חדש, כאשר הצורך במידע הוא בד"כ צורך דומה לצורך המקורי שלשמו נאסף המידע או נכתב המסמך המקורי, אך לא זהה.

במקרים אלה נעשה באותו מסמך "שימוש חדש" New-use.

אם כך נכון יהיה לומר כי בעולם הפיתוח כאשר נעשה שימוש חוזר אחד- לאחד במודול שנבנה בעבר, נכון וראוי יהיה להשתמש במושג Re-use . לעומת זאת, בעולם הידע, בו משמשים מידע וידע קודמים בסיס בלבד, נכון יותר יהיה להשתמש במושג New-use .

כחלק מהשקה של פיתרון ניהול ידע חדש (אתר/קהילה/פורטל/מאגר ידע), אנו מקפידים לייצר מספר תוצרי הדרכה לשימושם של המשתשמים. בין תוצרים אלו נמצא השימושון.

 
השימושון הוא מעין תקציר של המדריך למשתמש או מערך ההדרכה, והוא נועד כדי להזכיר למשתמש כיצד לבצע פעולות חשובות ושכיחות בשירות הידע.

 
להבדיל מהמדריך למשתמש, המיועד להדרכה, השימושון יוצא מנקודת הנחה שהמשתמש כבר הודרך על שירות הידע ולכן זקוק לתזכורת לגבי הפעולות המרכזיות ולא להדרכה חוזרת.

לכן על פי רוב מדובר בלא יותר מעמוד אחד או שניים.

Groupware אחד המושגים הראשונים בעולם ניהול הידע בהקשר תוכנה. ליתר דיוק, המושג הוכר לפני שמישהו כלל חלם על מושג ניהול הידע עצמו בעולם המחשובי. תחת הכותרת של Groupware נמכרו תוכנות שיתוף שמטרתן לגרום לפרט לשתף מידע נתונים וידע בקרב קבוצה.
עם הזמן המושג לא דעך אלא שינה פניו ברוח החדשנות. היום תוכנות אלו הן כבר תשתית ברורה מאליה והמונח החדש הנו: collaboration tools . הטכנולוגיה התקדמה דואר אלקטרוני וניהול מסמכים כבר ברור מאליו והכלים החדשניים עוסקים בשיתוף ידע בין קבוצת אנשים במגוון תחומים לרבות קהילות מומחים וידע

איבוד הניסיון הקולקטיבי, הנעוץ בידע סמוי, וכישורים מצטברים, בדרך כלל עקב פיטורים מסיביים ורה ארגונים משמעותיים.

שפה ופרוטוקול להעברה של מידע וידע. זהו חלק מהמאמצים של ARPA המכוונים לפיתוח טכניקות ומתודולוגיה לבניית מאגרי ידע גדולי ממדים ברי שיתוף וברי שימוש חוזר. KQML כולל התייחסות הן למבנה ההודעה, והן למבנה הפרוטוקול המכיל אותה, והוא יכול לשמש כשפת תקשורת בין סוכני ידע שונים (על פי רוב, מערכות מחשוב לניהול ידע).

יצליח? יתפוס כסטנדרט קבוע, או יהפוך לעוד עבודה אקדמית? ימים יגידו.

מידע נוסף על KQML ניתן למצוא בכתובת: http://www.cs.umbc.edu/kqml/  

אינסטינקט קולקטיבי, הנובע מזרימת הידע דרך 4 רמות שונות:
מודעות פנימית: מייצגת את ההבנה הקולקטיבית של הארגון לגבי החוזקות והחולשות לצד מגדל החמצה מבני ויסודות פונקציונאליים. מודעות פנימית זה לא רק לעשות סדר בחברה אלא גם לדעת באיזה סדר נמצאת החברה.
היענות פנימית: המייצגת את יכולת הארגון לסדר כהרף עין כישורים המבוססים על הערכה לא מסוננת של מקרותיו ודרישות השוק החיצוניות וההזדמנויות.
מודעות חיצונית: מייצגת את יכולת הארגון להבין את ערך השוק הנראה לעין של מוצריו ושירותיו בהתאם לנטיות ודרישות השוק. ביחד עם המודעות הפנימית , המודעות החיצונית יכולה להוביל לגילוי של שווקים חדשים מצליחים.
היענות חיצונית: מדגישה את היכולת התמידית לפגוש את השוק בתנאים שלו - אפילו כאשר השוק אינו יכול לבטא אותם. זוהי רמת היענות לתנאי הסביבה מהירה באופן משמעותי ומבוססת על קשרים טובים יותר בין מקורות ושווקים.