ניהול ידע
ניהול ידע
א ב ג ד ה ו ז ח ט י כ ל מ נ ס ע פ צ ק ר ש ת
ע
עוגן - anchor

עוגן מקורו באניות ובים. אולם, יש לו תפקיד חשוב (בהשאלה כמובן) גם לצורכי ניהול ידע. עוגנים אנו מכנים את המרכיבים בעשייה הארגונית בהם משלבים את ניהול הידע. נסביר ונדגים. התהליך הינו אחד ההיבטים בפתרון ניהול הידע הכולל גם תרבות, תוכן ומחשוב. משמעות התהליך אינה דווקא יצירת תהליכים ארגוניים חדשים, אלא השתלבות בקיים. התהליכים הארגוניים הקיימים, העוסקים בעשייה הארגונית, אלו שבהם משלבים את ניהול הידע- אלו העוגנים שלנו. הם אינם מבטיחים הצלחה של ניהול הידע, אולם בהחלט מקלים עליה. לעובד קשה לשנות הרגלים ולאמץ תהליכים חדשים; לא תמיד יש לו זמן לכך; על אחת כמה וכמה בנושא כניהול ידע שאינו מטרה אלא אמצעי. מציאת העוגן והשתלבות מתאימה משמעה קירוב ניהול הידע לעובד.

הדוגמאות לכך רבות ומגוונות. להלן שתיים מייצגות:

דוגמא קלאסית הנה טופס החזר הוצאות נסיעה מחו"ל. אם אנחנו בארגון שבו ידע רב נצבר בכנסים בינלאומיים ומפגשים עם לקוחות חו"ל, הרי ששאיבת ידע יכולה להתחיל בשילוב שאלות ממוקדות בטופס דנן.

דוגמא אחרת קשורה בהצפת ידע קיים. ידע על לקוחות, נכון לשלב במערכת המחשובית המנהלת את הלקוחות. מערכת המחשוב יכולה להוות עוגן נהדר להצפת ידע בתהליכים בהם נעשה שימוש במערכת ממילא. דיונים קבועים, מפגשים וכל תהליך ארגוני אחר יכול לשמש עוגן לידע הרלוונטי לו. חשוב להיות יצירתיים. לא פעם זה המפתח להצלחת הפרויקט כולו.

 
עיצוב מידע (Information design)

עיצוב מידע הנו תחום העוסק בתכנון ועיצוב של התוכן וה"סביבה" בה הוא מוצג, במטרה לשפר את העברת תכני המידע באופן אופטימאלי לקורא.

התחום עוסק באופטימיזציה של נתונים, מידע וידע כך שניתן יהיה להפיק ממנו תועלת באופן נוח ופרודוקטיבי בחיי היום יום בארגונים, ואל מול הלקוחות, הספקים והשותפים.

מטבעו, עיצוב מידע מסתכל דרך עיני המשתמש ככלי מרכזי להשגת מטרה זו.  לכאורה, נדמה שמדובר על תורה המבוססת על הצורה החיצונית של המידע בלבד, אך לא כך הדבר. עיצוב מידע אמיתי מתמקד בשני צדדים משלימים במטרה ליצור פתרון תוכן המתאים לארגון: עיצוב מידע חיצוני ועיצוב מידע פנימי.
עיצוב פרסומים - Publication Design

מערכות לניהול תוכן מכילות אלמנט של עיצוב צורת התוכן. התוכן מעוצב באמצעות תבניות של פרסומים. עיצוב פרסומים בהקשר של מערכות ניהול תוכן דורש תכנון במידה רבה. עיצוב הפרסומים מגדיר את אב הטיפוס והתבניות של דפי הפרסומים אותם תידרש מערכת ניהול התוכן לייצר. מטרת עיצוב הפרסומים הנה להבטיח בסיס פרסומים בעלי קו מנחה אחיד, אך בעלי גמישות; והעיקר- משדרים את רוח החברה ומסריה וברי שימוש אפקטיבי במערכות ניהול תוכן. הדרך האידיאלית ביותר הנה להתחיל בעיצוב הפרסומים במקביל לתכנון התכנים ואופן ארגונם ותחזוקתם. תכנון האיסוף והתחזוקה מבטיח מערכת ברת קיימא שתבנה מאחורי הפרסומים ועיצוב הפרסומים מבטיח שהמערכת תייצר תוצאות משכנעות.

מתוך הפרק "The publication design documents" של בוב בויקו.

 
עיר ידע - Knowledge City

המונח Knowledge City, עיר ידע, מתייחס לקונספט חדש בעולם ניהול הידע: משמעותו היא עיר שתוכננה ועוצבה במיוחד כך שתעודד את נושא טיפוח הידע בעיר.
בשלב הראשון עיר הוכרה כ – Knowledge City אם התקיימו בה שני תנאים:
1. עיר שיש בה אוניברסיטה.
2. עיר שיש בה שדה תעופה.
בהמשך נבנתה רשימת תיוג עבור כל עיר הרואה את עצמה כעיר ידע אשר מאפשרת בחינה של העיר האם היא אכן עומדת בקריטריונים של עיר – ידע. רשימת התיוג הוגדרה ע"י מחלקת התרבות של העיר ברצלונה מתוך CULTURE, THE MOTOR OF THE KNOWLEDGE CITY Strategic Plan . להלן חלק ממאפייני עיר – ידע המהווים את רשימת התיוג:
עיר אשר יש לה כלים ליצור גישה לידע עבור תושביה;
עיר שיש בה רשת של ספריות ציבוריות התואמות את הסטנדרט האירופאי;
עיר שבה יש לכל התושבים גישה לכל טכנולוגיות התקשורת החדשות;
כל המתקנים והשירותים התרבותיים הם בעלי אסטרטגיה חינוכית מרכזית;
עיר שיש לה עיתון מקומי ורמת קריאת ספרים הזהה לממוצע האירופאי.
עיר שיש בה רשת של בתי ספר המקושרים עם מרכז הוראה אומנותי בתחומה;
עיר המכבדת את הגיוון בהתמחויות התרבותיות של תושביה;
עיר המכוונת את רחובותיה בשירות התרבות;
עיר אשר מפשטת, באמצעות סיפוק המרחב והמשאבים, את הפעילות התרבותית של הקהילות השיתופיות והמאוגדות בעיר;
עיר עם מרכזיים עירוניים הפתוחים לקהל הרחב ומעודדים מפגשים פרונטליים;
עיר המאפשרת את הגישה לתושבים מחוצה לה לכלים הדרושים להם על מנת להביע את עצמם.

עיתון וירטואלי - Newsletter

 

אחת הפעולות החשובות ביותר, במסגרת הקמת פיתרונות לניהול ידע הנה פעולת השיווק של הפיתרון.

סוגיה זו הנה מרכזית ואף קריטית בהצלחת ההטמעה של הפיתרון.

רבים מאיתנו נוטים לחשוב כי פעולת שיווק הפיתרון הנה פעולה שמסתיימת עם השקת הפיתרון, אך למעשה, שיווק הפיתרון הוא פעולה מתמשכת, שיש להקפיד ולבצעה בשוטף.

אחד הכלים המוצלחים, במיוחד בפיתרונות מסוג פורטל, אתרי ידע וקהילות, הוא Newsletter.

ה- Newsletter הוא עמוד תוכן, המופץ לכלל המשתמשים הפוטנציאליים וכולל נושאים חדשים ומרכזיים הקיימים באתר/קהילה/פורטל שאנו מעוניינים לתקשר במיוחד.

השימוש בו מקיים עיקרון חשוב מאוד של דחיפת מידע למשתמשים (Push), מידע שלעיתים אינם יודעים על קיומו ואינם חשופים לו.
להלן מספר עקרונות שיעזרו לנו לייצר שימוש מושכל ב- Newsletter:
עץ הידע - Knowledge tree

עץ הידע הוא מנגנון היררכי בו  נאספים יחד פריטים בעלי מכנה משותף ונוצרים "ענפי ידע" בנושאים שונים המיוצגים ברמת ענפים, תת ענפים ועלים. בסיס עץ הידע הוא "גזע" הנושאים המרכזיים, ה"ענפים" הם ייצוג שמות הפריטים השונים לפי סדר לוגי בתיקיות, ו"העלים", כלומר, סוף כל ענף הוא פריט/פריטי תוכן בסיסיים.

עץ הידע אינו רק מושג לוגי, הוא כבר גוף אמיתי בכל פתרון ידע ממוחשב כגון פורטלים, אתרי תוכן וקהילות, ומשמש כ"עמוד השדרה" האוצר בתוכו את כל הידע הארגוני בתחום עיסוק מסוים.

אז למה בעצם לבנות עץ ידע?

1.      הוא מהווה מסגרת ניווטית נגישה, טבעית ונוחה לידע הארגוני.

2.      הוא משמש לפתרונות ידע מגוונים.

3.      למרות שהוא בד"כ משתנה תכופות (תיקיות מתווספות, מתחלפות, מוסרות) בסיסו והרציונאל עליו מבוססים נשארים יציבים.

4.      הוא היררכי מספיק כדי להגיע לכל מקום בארגון- ולא משנה מהיכן נכנסים אליו הוא יוביל לאן שצריך.

5.      הוא זהה למחפש ולמעדכן כך שלוגיקת חיפוש מידע ועדכון מידע זהות.

6.      הוא מאפשר לסוגי מידע שונים לחיות זה לצד זה. לדוגמא, מידע וקישורים למערכות יישומיות.

7.      הוא יכול לעמוד בזכות עצמו, או להיות חלק מ"יער" גדול יותר של מידע.

למעשה, עץ התכנים הוא לא רעיון חדש. הרעיון של היררכיה קיים כבר מאות שנים ונעשה בו שימוש בכל תחומי החיים. אולם, רק עכשיו, בזכות  הטכנולוגיה המודרנית , אנו מתחילים לחשוף את  הפוטנציאל האדיר של שימוש בהיררכיה יחד עם רב ממדיות כפתרון יעיל להתמודדות עם כמות המידע העצומה שסובבת אותנו.

ואם נבנה את עץ התכנים בצורה טובה, אז כמו עץ היער, הוא יישאר הרבה אחרינו....
עקרון הזנב הארוך

עקרון הזנב הארוך הוא מונח מעולם הסטטיסטיקה, המתאר צורה ספציפית של התפלגות.

Chris Anderson טבע את המונח בהקשר העסקי והכלכלי במאמר שכתב באוקטובר 2004. הוא טען כי מוצרים הנמכרים כל אחד בנפרד, בכמויות קטנות, מהווים באופן קולקטיבי כוח מאוחד משמעותי. במילים אחרות, מוצרים להם קיים ביקוש נמוך ונפח מכירות קטן יכולים להתאגד לכדי נתח שוק שיתחרה ואף יעלה על זה של המוצרים הנמכרים ביותר, אם ערוץ ההפצה גדול מספיק.

זנב ארוך הוא פוטנציאל שיווקי, שניתן למימוש באמצעות ערוצי מכירה והפצה מקוונים. זו הדרך של Web 2.0 לתאר שיווק לנישות. המונח מתאר כיצד מוצר שנחשב לא פופולארי בגלל מתח מכירות נמוך יכול להוות נתח גדול ממכירה מקוונת, היות והחלק של מוצרים "לא פופולאריים" במכירות מקוונות הוא גדול משמעותית.

עד לשנים האחרונות חנויות פיזיות התמקדו בעיקר במכירת המוצרים הפופולאריים, כיוון שמכירתם כרוכה בעלויות רבות (אחסון, שינוע, תקורה ועוד) ולכן משתלם לשמור במלאי כמות גדולה של מוצרים "בטוחים".