מאגר האוצר בתוכו פריטי ידע: רשימות טובות, מומחים או אפילו לקחים ותובנות. פעמים רבות מאגר הידע מגוון ואינו מובנה באופן יחיד ואחיד.

Metadata הוא כלי אשר בעזרתו אנו מתארים מסמכים, נתונים ושאר פריטי מידע ע"י נתונים.

Metatorial הנו מושג הבא לציין פעולות הקשורות ל – Metadata ולמבנהו.

קיימות מספר קטגוריות שונות שיחד מהוות את ה – Metadata ובונות אותו:

      ·    מאפייני ניווט - קטגוריה המשרתת אותנו בבניית הניווט ההיררכי והגישה הישירה. בעזרת מאפיינים אלו אנו מגדירים את ההתמצאות במידע.

      ·    מאפייני ניהול – קטגוריה טכנית הכוללת את שם המחבר, תאריך יצירת הפריט, תאריך עדכון וכו'. מאפיינים באמצעותם אנו מנהלים את הפעולות שנעשו על הפריט.

      ·    מאפייני סוג התוכן – קטגוריה המכילה את המאפיינים הטקסונומיים של הפריט כגון נושא, לקוח, מוצר, ספק, סוג פרוייקט, סוג מבנה וכו'. יחד עם מאפייני הניווט מגדיר את הפריט.

      ·    מאפייני מבנה פנימי – כוללים כותרת הפריט, תיאור וגוף הפריט. משמשים להגדרת תבניות אחידות לפריטי תוכן מוגדרים היטב.

מאפייני הניהול ,ומאפייני מבנה פנימי הנם כלליים וזהים בכל ארגון ואילו על מאפייני הניווט ומאפייני סוג התוכן להיבנות ולהיתפר לכל ארגון בהתאם לצרכיו ובהתאם לטקסונומיה הארגונית שלו.

מתבסס על ספרו של Bob Boiko הנקרא Content Management Bible.

המהירות בה הארגון יכול להגות רעיון חדש למוצר ולהציגו בשוק. צמיחה מונעת ע"י שווקים עסקיים אשר נלחמים בזמן ע"מ לנצח את מתחריהם ע"י הצמחת מוצר חדש. מהירות הצמיחה נובעת מרמת הידע הקיימת בארגון ועד כמה נעשה בידע זה שימוש.

מומחה תוכן ייעודי הוא עובד שבבעלותו ידע מקצועי העונה על אחד מצרכי הידע בארגון. המומחה הייעודי משמש ציר מרכזי בכל אחד מפתרונות ניהול הידע המיושמים בארגון בנושא (מאגר תובנותקהילהניהול תבניות וכו'). הכשרתו של המומחה מתבצעת תוך כדי עבודתו השוטפת וכוללת מתן רקע בניהול ידעקבלת כלים רלוונטיים לניהול הידע כמו גם העמקה בתחום המקצועי הספציפי.

לעיתים קרובות אנו מזכירים כי ניהול ידע בארגון לעולם לא נגמר. כמות המידע היא בדרך כלל ביחס ישר לגודל הארגון ולוותק שלו, ככל שארגון גדול יותר כמות המידע גדולה יותר וככל שהארגון וותיק יותר כך הן כמות המידע שנצברת והן התובנות והניסיון שנצברים גדולים אף הם.
Virtual Product, מונח שצמח מתוך קהילת המהנדסים, מתייחס לתוצר לוואי הנוצר בצד פיתוח המוצר. הארגון כולו מתמקד במוצר המפותח, וכאילו, בלי להרגיש, נצבר ידע ומידע רב המלווים אותו. לאחר מסירת המוצר ללקוח, נשאר תוצר לוואי זה, מעין מוצר וירטואלי, בתוך הארגון. חבילת התיעוד, כמו גם הידע בראשם של האנשים, יכולים להיות רלוונטיים הרבה אחרי שהמוצר יסיים את חייו. המידע והידע משמשים בסיס לפיתוחים נוספים. המידע והידע הנם נכס קנייני של הארגון, והם בעלי ערך עצמאי, גם ללא קשר למוצר הפיזי. רעיון זה, של מוצר וירטואלי, ניתן להכליל גם למידע וידע הנצברים בפרוייקטים שאינם דווקא פיתוח מוצר פיזי. אם ארגון טלקום מוכר חבילות שיחה, הרי שגם מתודולוגית יצירת החבילות הנה מוצר וירטואלי הנלווה לפיתוח השירות. והשמיים הם הגבול.

רבות כבר נכתב על תופעת הבלוגים והעמודים האישיים.‏
רבים מאיתנו שייכים לתרבויות ה"הצצה" והשיתוף וחושפים את עצמם באחת או יותר ‏מהרשתות החברתיות באינטרנט, אם שמתם את התמונות מהטיול האחרון שלכם בפייסבוק, ‏פרסמתם פוסט בבלוג האישי שלכם על השבוע החולף, ואת המוזיקה במייספייס – אתם ‏מסודרים, ועכשיו אני יכול להכיר אתכם ואתם אותי. ואת החברים והעמיתים שלי, ואת ‏החברים והעמיתים שלהם.
‏
אבל כנראה שכל זה לא מספיק למכורי הנטוורקינג, והנה תופעה חדשה ואינטנסיבית הרבה ‏יותר, המחלחלת לחיינו האינטרנטיים: המיקרו-בלוגים. אם הבלוג הקלאסי מטשטש את ‏גבולות הפרטי והציבורי, המיקרו-בלוג לוקח אותנו עוד צעד קדימה. זהו יומן כמעט מיידי, ‏דיווח חי ומיידי על כל דבר שרוצים, שעונה על השאלה הפשוטה: "מה אתם עושים ‏עכשיו?". הוא ניתן לעידכון מאתר האינטרנט, מתוכנת המסרים המיידיים או מהסלולרי, והוא ‏מדווח מיד לכל החברים, באינטרנט, בסלולרי ובשלל אמצעים אחרים.
‏
כמו כל מגמה באינטרנט החברתי, גם זו מתבטאת בצורות שונות באתרים שונים. פייסבוק ‏מאפשר לכם לדווח מה אתם עושים כרגע, בחיים או באינטרנט, מיקרוסופט הוסיפו לא מכבר ‏למסנג'ר אפשרות לדיווח חופשי על פעילותכם העכשווית , וקיימת גם אפשרות לעדכון לפי ‏השיר שאתם שומעים . כך משתנה ההקשר של השיחה כשאנחנו לומדים מה עושה כרגע ‏שותפנו לצ'אט. 
‏
אבל ללא ספק, השחקן העיקרי בתחום הוא טוויטר, שמתבסס כולו על מיקרו-בלוגים. הוא ‏מופיע אצל רבים גם בסלולרי, 
טוויטר,שפעל יותר מחצי שנה בשקט כמעט מחתרתי, התגלה לאחרונה על ידי מובילי דעת ‏קהל בארה"ב והפך ללהיט. גורמים מסחריים שונים כמו אתרי אינטרנט, משרדי יחסי ציבור, ‏מוזיקאים וחנויות התחילו להשתמש בו כדי להודיע על אירועים לחברים. קל מאוד לצאת ‏ולהיכנס לרשימות תפוצה חדשות, כך שאמנם מדובר בסוג של דואר זבל, אבל כזה שנמצא ‏בשליטה מלאה.
‏
ברוח הקוד הפתוח, טוויטר מספק גם כלי פיתוח למתכנתים, שבזכותם קיימים היום עשרות ‏תוכנות ואתרים שמדווחים עבורכם באופן אוטומטי לטוויטר ("אני בדיוק קורא דואר" ‏כשמפעילים את האימייל, או "אני בפגישה עד ארבע" אם סימנתם פגישה בלוח השנה ‏הממוחשב). כדי שלא נתאמץ יותר מדי...‏

המיקרו-בלוגים מעניינים הרבה יותר כתופעה מאשר כפעילות. הפלטפורמה החדשה הזאת, ‏שמאפשרת דיווח מיידי וקריאה מיידית של דיווחים, היא עוד רובד בתקשורת החדשה שאסור ‏להתעלם ממנו. שילוב של מיקרו-בלוגים עם טכנולוגיות שונות – תמונות המופיעות מיד עם ‏צילומן, הודעה שיש חניה פנויה ברחוב ועוד – כל אלה עשויים להיות שימושיים בעתיד ‏הקרוב, ולא רק עוד התמכרות להעברת הזמן.‏

דוגמאות לשימוש בחברות גדולות

• כלי לתקשור כנסים, אירועים וחדשות (בדומה ללוח ההודעות המתגלגל בפורטל- אותו רעיון עוד צעד קדימה). דוגמא: Ernst & Young:
• כלי לפרסום פעילות של צוותים מקצועיים (בדומה לקהילה, בלוג שיתופי או WIKI- אך שוב, מתמקד במסרונים קצרים). דוגמאות: IBM  ,  MICROSOFT

כולנו מוקפים כל הזמן במותגים.

מותג, Brand, הוא מונח מתחום השיווק, המתייחס לסממנים החיצוניים של ארגון, מוצר או שירות המבדילים אותם ממתחריהם. סממנים אלה עשויים להיות: שם ("יופלה"), סיסמה ("טעם החיים" של קוקה-קולה), סימן מסחרי (הכוכב של סלקום),  צבע (צהוב של מקדונלד'ס) , או עיצוב (מחשבי iMac של אפל).

לעתים מתייחסים במונח מותג גם לעמדות ולרגשות שיש לצרכנים כלפי החברה או המוצר. עמדות ורגשות אלה מכונים לעתים גם "ערכי המותג". מטרתו של המשווק היא לייחס למותג ערכים חיוביים, כמו איכות, יוקרה, "כיפיות" או תמורה טובה לכסף. אך עם זאת ייתכן שעקב כשלון מסחרי, יהיו לצרכנים עמדות שליליות כלפי מותג מסוים.

בעולם שבו מוצרים נעשים דומים זה לזה, סביבת העבודה הופכת לתחרותית יותר וקצב השינויים הוא מהיר ומתמיד, מיתוג של מוצר או חברה, ובידולם משאר המתחרים בשוק מהווים תנאי הכרחי לשיפור מעמדן התחרותי של חברות ולהצלחתן העסקית..

לכן, זה רק טבעי שגם בפתרונות לניהול ידע, שהם בעצמם מוצרים שבשימוש הארגון, נעשה שימוש במיתוג. למשל, פורטל ארגוני הוא מוצר ללקוחות הארגון הפנימיים. כמו מוצרים אחרים, יש צורך "למכור" אותו למשתמשים ולכן מיתוגו עשוי להיות כלי מצוין לשיווקו. נושא המיתוג מקבל תאוצה בעולם ניהול הידע. להלן מספר דוגמאות:   

כל מי שמשוטט מעט באתרי ניהול ידע, או מבצע חיפוש בנושאי ניהול ידע במנועי החיפוש הגדולים, בטוח נתקל פעם או פעמיים במונח White pages או White papers.

המונח עשוי להופיע במספר דרכים:
1) הנפוצה היא הודעה/קישור בדף הבית/כותרת בסגנון "A new white paper by…" 
2) דרך נוספת היא כענף בפני עצמו באתר/פורטל ניהול ידע כדוגמת אתר ITToolbox.

נשאלת השאלה, האם מדובר במונחים שונים או בוריאציות שונות לאותו מונח?  תלוי את מי שואלים:

התשתית המחשובית (שולחן עבודה, שרת, רשת, ותוכנות) המשמשת לספק מידע ולתמוך בתהליך קבלת ההחלטות בארגון ניהול ידע יכול להוות חלק ממערכת זו. מערכת עצבים דיגיטאלית הנה מונח שקיבל פרסום רב עקב היותה מרכיב ליבתי בספרו של Bill Gates "עסקים במהירות המחשבה".

המושג Newsgroup מתאר מאגר מסרים שנשלחו ממשתמשים הנמצאים במיקומים גיאוגרפיים שונים,אולם הינם שותפים לתחום עניין מסוים.

ניתן לדמות Newsgroup לרשימות דואר אלקטרוני, מלבד העובדה שהמסרים בו מועברים דרך יישום אינטרנט (ולא שרת דואר) , חשופים לציבור ושהפרט אינו צריך להופיע באף רשימת תפוצה כדי שיוכל להשתתף בדיון.

Newsreader הוא סוג של תוכנה, המיועדת לארגון המסרים המתקבלים באמצעות newsgroup.

התוכנה מאפשרת להירשם לnewsgroup, לשלוח מסרים לקבוצה ולקבל מסרים ממנה.

באופן זה, הכלי מאפשר לצור "עיתון" המותאם אישית לפרט ובאמצעותו להיות מנוי ולהישאר מעודכן בתחומי חדשות המעניינים אותו.

לדוגמא, אם קיימת קבוצה (Newsgroup) חדשה בה מתעניין הגולש, עליו לעדכן את תוכנת ה- newsreader ולהירשם לקבוצה זו. תוכנת ה- newsreader הופכת את הקבוצה לנגישה עבורו ומארגנת לו את המסרים. בין השאר, היא מאחסנת עבורו אינפורמציה לגבי מסרים שכבר קרא.

זה לא מטוס, זו לא ציפור, זה super user!!

רובנו מכירים את  המונח super user מעולם ה-IT  כמתאר את משתמש העל עם ההרשאות המקסימאליות ובלתי מוגבלות לכל יישומי וחלקי המערכת כולל רמת התכנות. אך לא בו עסקינן כעת.

יש סוג אחר של super user בעולם ניהול הידע שהשפעתו על המערכת מכרעת לא פחות:

רובנו מכירים מצבים בהם אנו מחפשים מידע בפורטל הארגוני ופשוט לא מוצאים אותו. אז אנו פונים למישהו, בד"כ בסטאטוס דומה לשלנו, שנתפס בעינינו ל"מומחה" בפורטל ומבקשים עזרה. אם נסתכל במבט על, נגלה שברוב הארגונים, רוב העובדים פונים לאותו אדם, וזה לא במקרה.