ירחון 2Know לניהול ידע
ירחון 2Know לניהול ידע
גיליון דצמבר 2018 - מהדורה מס' 231
גיליון דצמבר 2018 - מהדורה מס' 231
גיליון:

1.  כנס חורף של פורום ניהול הידע, כנס וירטואלי עם DAVID LAMOTTE  יתקיים ב 12.12, ניתן להירשם כאן (חינם לחברי הפורום)

 

2. כנס שנתי KMDM- ניהול ידע וניהול מסמכים בהובלת אנשים ומחשבים יתקיים ב 17/12, לפרטים נוספים לחצו כאן 

ו... לא לשכוח לבקר בדוכן של ROM :-)

 

3.  קורס ניהול ידע ייפתח ב 07.03, לפרטים נוספים והרשמה ניתן לפנות לימית yamit@kmrom.com 

 

4. חברת ROM פיתחה פעילות גיבוש לארגונים- חדר בריחה בנושא ניהול ידע. החדר מתנייד ומגיע לארגונים. מתאים לפעילויות סוף שנה, תחילת שנה, ולא רק. לפרטים- דנה dana@kmrom.com  

נכתב ע"י אלה אנטס

זוכרים שפעם בשיעורי היסטוריה לימדו אותנו על יישובי "חומה ומגדל"? יישובים שהוקמו במהירות בין לילה (לרוב במהלך יום אחד) כשחומרי הגלם הוכנו מראש. המגדלים של מפעל "החומה ומגדל" היו מגדלים אותם ניתן היה להקים בקלות ולהרים בקלות.


ולמה אני מחזירה אתכם לימי הבגרות בהיסטוריה? (למי מאתנו שמעדיף להדחיק את הזיכרון הזה...) ומה הקשר בין "חומה ומגדל" לאתר אינטרנט או פורטל ארגוני? או אתר יחידה? או קהילה מקצועית?


שאלה מצוינת!

 

 

 

בדרך כלל, כשמתכננים אתר חדש, מתחילים מאפיון צרכים, רכיבים, UX, עיצוב, מבנים ומטייבים תכנים, מתכננים את החלוקה לקטגוריות ראשיות וקטגוריות משנה ועוד. תהליך דומה מתקיים בדרך כלל עבור כל אתר ארגוני ואורך מספר חודשים רב, ולעיתים אף יותר ובוודאי שאינו מתחרה בשיטה המאפשרת הקמת יישוב בלילה אחד!

 

עכשיו דמיינו תרחיש אחר. תרחיש שבו מאפיינים ומקימים אתר אחד, מעצבים, מתכננים את פריסות הדפים והתבניות שבו, לוקחים בחשבון את כל ההיבטים שבדרך כלל נרצה שיהיו באתר מבחינה פונקציונלית.
מעבר לתכנון התבניות, העיצוב והפונקציונליות, מכינים גם את התוכן מראש. כן, גם את התוכן. תוכן רלוונטי ברמה הכלל ארגונית. כמובן שיש תוכן ייחודי שמשתנה בין יחידות שונות בארגון, אך כשקיים גוף תוכן מעובד ומוכן לשימוש, מחולק ומאורגן לפי קטגוריות עיקריות וכדומה, ניתן בקלות להוסיף אליו את התכנים הייחודיים הנוספים. חשבו על זה לרגע – מה קל יותר? להתחיל לכתוב על דף ריק לחלוטין? או על כזה שכבר יש בו איזושהי מסגרת? או חלוקה לנושאים שרק צריך אולי לעבות קצת, לשנות קצת וכדומה.


כעת, משיש מבנה אתר מוכן, מעוצב, יש ניווט עם קטגוריות ראשיות ומשניות, יש כלים שימושיים, יש מבנה ארגוני, יש דפי תוכן מלאים ומוכנים, למעשה יש לנו חומרי גלם מוכנים מראש ויש לנו "חומה ומגדל"!


השלב האחרון יהיה לתכנן את תהליך ה"פריסה" או ההטמעה בארגון. רק שהפעם, התהליך לא יתחיל מקנבס נקי, או משיחות בנוסח "אנו צריכים רכיב כמו ב..." וכולי. השיח יתחיל ממקום עשיר שבו למעשה ניתן לחוות ולראות אתר ממשי, להדגים פונקציונליות, לעשות שימוש חוזר בתוכן המובנה באתר וכדומה. הלקוחות הפנים ארגוניים ידרשו רק "להשלים" את התמונה ולבצע התאמות לצרכיהם הייחודיים. כפועל יוצא, כמות המשאבים והזמן שידרשו להקמת האתר (הן מצד ה IT והן מצד העסק) יכולה להצטמצם משמעותית - ממספר חודשים למספר שבועות בלבד. הצמצום בכמות ההשקעה והמשאבים, יאפשרו לארגון לתמוך בצורה אפקטיבית ויעילה בצרכי הידע של היחידות השונות בארגון, בייחוד בעולם הדינמי של ימינו - להתחיל ממבנה ראשוני, להקים במהירות, ולאפשר לפתח אותו לאורך זמן בשלבים הבאים.


אם הקימו יישובים שלמים בין לילה, אז אתרים ארגוניים? לא סיפור ! :-)

 

 

"תזמון זה הכל בחיים".


לא בטוחה שהביטוי נכון בכל הקשר, אבל הוא די מדויק כאשר מדובר בתזמון שליחת דיוור לעובדים או לקוחות.


בעידן הסמארטפון, בו אנחנו מחוברים לרשת כמעט בכל רגע נתון, תקשורת עם לקוחות / עובדים באמצעות המייל היא אחת מהנפוצות ביותר.


כאשר אתם עובדים על דיוור לקהלי היעד שלכם, אתם תמיד משקיעים חשיבה רבה בתוכן, בעיצוב, ברשימת התפוצה ועוד.


אלו דברים מאוד חשובים, אבל בו בעת גם תזמון שליחת הדיוור הוא אחד הדברים הקריטיים שיש לקחת בחשבון.


שליחה בתזמון הנכון תביא עימה, ככל הנראה, יותר חשיפה לתוכן ואחוז הנעה לפעולה גבוה יותר.


אז כיצד ניתן לדעת מתי בדיוק זהו הזמן הנכון לשלוח את הדיוור?


ובכן, אין תשובה מדויקת לשאלה זו. התשובה מורכבת מכמה גורמים: מי קהל היעד והאופי שלו (עובדים, לקוחות) היכן הוא ממוקם גיאוגרפית, מהו אופי הדיוור (ניזולטר, הודעה ארגונית, הודעה שיווקית ) וכו'.


ובכל זאת, בואו ננסה להבין את התשובה על ידי הצצה במסקנות מחקרים גלובליים בנושא.


מחקרים גלובליים מראים באופן עקבי שהימים הבאים הם הטובים ביותר לשליחת דיוורים:

  1.  יום שלישי – מרבית המחקרים מראים שזהו ללא ספק היום הטוב ביותר לשליחת דיוורים מאחר ויום שלישי הוא "במקום טוב באמצע השבוע".
  2.  יום חמישי – המחקרים מראים שאם אתם שולחים 2 דיוורים בשבוע, בחרו ביום חמישי עבור הדיוור השני, מאחר והוא "הפיק" השני של תשומת הלב במהלך השבוע.
  3.  יום רביעי - אמנם אין מחקר שהראה כי יום רביעי הוא הפופולרי ביותר, אך הוא הגיע במקום השני ברבים מהמחקרים.

ומה אומרים המחקרים לגבי מהי השעה הטובה ביותר לשלוח דיוור?

  1. 10-11 בבוקר – לא ממש שעות הבוקר המוקדמות בהן אנחנו "עוברים על המייל ומנקים אותו" אך גם לא קרוב לשעת הפסקת הצהריים, בה אנחנו מאבדים קצת ריכוז.
  2. 2 בצהריים- הרבה פעמים זהו תזמון טוב לשליחת דיוור מאחר ובשעות הצהריים המאוחרות, אחרי הפסקת הצהריים, אנשים מחפשים לצאת רגע מ"מוד" עבודה ונוטים להימשך יותר להסחות דעת.
  3.  8 בערב עד חצות – נשמע מוזר נכון? אבל לפי מחקרים גלובליים נראה שיש אחוז פתיחות גבוה בשעות הערב המאוחרות. לאנשים רבים יש חיבור למייל בטלפון הסלולרי, ורבים מהם מתפנים רק בשעות הערב המאוחרות לקריאת מיילים שלא הספיקו לקרוא במהלך היום.
  4.  6-7 בבוקר – עוד נתון מפתיע, אבל כשעוצרים לחשוב על זה, זה נשמע די הגיוני מאחר והרבה מהעובדים של היום מתחילים את היום שלהם בקריאת מיילים מהנייד עוד בעודם במיטה.


למרות חלק מהתוצאות המפתיעות, אני מאמינה שתוצאות המחקרים שהוצגו מעלה הם התחלה טובה בכדי להבין מתי הכי נכון לשלוח דיוורים.


אבל הדרך הטובה ביותר היא לעצור רגע, ולנסות להבין מה הכי נכון עבור קהל היעד שלכם.


בתור התחלה למדו את קהל היעד שלכם- האם הקוראים עובדים בארגון או שהם הלקוחות שלכם? באילו שעות הם עובדים ומתי הם נחים? מה סוג הדיוור שאתם שולחים להם (ניזולטר, פלייר שיווקי, הודעה ארגונית וכו') וכמה זמן ייקח להם לקרוא את אותו? חשבו - מהו הזמן הנכון בו הכי סביר שהקורא יעשה פעולה כלשהי בהמשך לדיוור ששלחתם לו.


תוכלו להבין יותר בקלות מה הכי מתאים לכם על ידי חלוקת רשימות התפוצה שלכם לקבוצות, שיקבלו את אותו הדיוור בדיוק, בימים ובשעות שונות (שהוצגו קודם לכן כזמנים הטובים ביותר לשליחת דיוורים).


לאחר מכן תוכלו לנתח את התוצאות ולהבין באיזה יום ושעה קיבלתם את התוצאות הטובות ביותר עבור הדיוור שלכם ( אחוז פתיחות, אחוז הקלקות, אחזו צפיות בוידאו, מכירות וכו')


תוכלו להיעזר באפשרויות בטבלה מטה בכדי לגלות מהו הזמן הטוב ביותר עבור הצרכים של הדיוור שלכם:

 

יום

שעה

תוצאות

אפשרות 1

יום שלישי

9-10 בבוקר

 

אפשרות 2

יום שלישי

2 בצהריים

 

אפשרות 3

יום שלישי

6 בבוקר

 

אפשרות 4

יום שלישי

8 בערב עד חצות

 

אפשרות 5

יום רביעי

9-10 בבוקר

 

אפשרות 6

יום רביעי

2 בצהריים

 

אפשרות 7

יום רביעי

6 בבוקר

 

אפשרות 8

יום רביעי

8 בערב עד חצות

 

אפשרות 9

יום חמישי

9-10 בבוקר

 

אפשרות 10

יום חמישי

2 בצהריים

 

אפשרות 11

יום חמישי

6 בבוקר

 

אפשרות 12

יום חמישי

8 בערב עד חצות

 

אז לפני שאתה לוחצים "Send" עצרו ושאלו את עצמכם – האם זה באמת הזמן הנכון לשלוח?


מקורות


• MailChimp’s insights for send time optimization. – Customer.io’s research on best day to send emails


• GetResponse’s research on the best day to send email. – WordStream’s research on the very best time to send email newsletters


• GetResponse’s research on the best days to send email newsletters. – Experian’s email marketing benchmark


• CampaignMonitor’s research on the best time to send email campaigns


• GetResponse’s roundup of the best time and day to send email

נכתב ע"י ענת ביילסקי

בשנת 2020 אמורה להסתיים התמיכה המורחבת של מיקרוסופט בSharePoint 2013 (למידע נוסף על תאריכי הפסקת התמיכה בגירסאות השונות של SharePoint ) זוהי אחת הסיבות להביט קדימה ולבחון מהן היכולות החדשות שיש ל SharePoint 2019 להציע לעולם ניהול הידע

 

1. התבססות ברכיבי UI אשר משמשים את Sharepoint online. כך למשל ב SharePoint החדש קיים מראה חדש ומודרני לדפים ואתרים המאפשר רספוניסיביות טובה יותר. כך לעשה תתאפשר הצגת דפים ואתרים בצורה טובה ב mobile (גם של אתרי צוות בתצוגת mobile) ודפדפנים שונים.

 

2. הרחבת יכולות OneDrive ב SharePoint 2019: רכיב חדש אשר מאפשר סינכרון עם קבצים בSharePoint הן כאשר הוא ממוקם בשרתי הארגון (on premise) והן כאשר הקבצים ממוקמים בסביבת הענן בOneDrive. בגירסה החדשה המשתמש יוכל להכנס לשניהם מכל מקום. כמו כן, SharePoint 2019 מאפשרת הודעות ב”דחיפה״ (push) למשתמשי סינכרון קבצי One drive על שינויים בתוכן בקבצים שהסתנכרנו. יכולת נוספת בOneDrive בגירסה זו של SharePoint מאפשרת לצפות בכל הקבצים בכל באתרים בהם חבר המשתמש או שהמשתמש עוקב אחריהם. כך יוכל לקבל מבט מלא על כל הקבצים הרלוונטיים לו.

 

3. יכולות חדשות בדפים הבית של האתרים: דפי הבית של האתרים מאפשרים הצגת אוסף הודעות מאתרים שונים המשויכים אל המשתמש או שהמשתמש עוקב אחריהם. בנוסף, קיים רכיב נוסף המאפשר גישה מהירה לאתרים אחריהם המשתמש עוקב. כך למעשה נוצרים ב SharePoint אתרי hub אשר מרכזים בתוכם מספר אתרים קשורים בתצוגה אחת.

 

4. אתרי תקשורת (Communication sites): אתרים אלו באים להחליף את האתרים מסוג publishing sites, גם סוג אתרים זה הגיע מתוך ה SharePoint online. אתר זה מאפשר שיתוף חדשות כאשר הרכיב המרכזי בו “hero webpart” מאפשר הצגה עד חמישה פריטים הכוללים תמונה, טקסט וקישורים במטרה למשוך את תשומת לב המשתמש לתוכן מקודם.
להלן דוגמא לשימוש ברכיב

 

 

5. חיפוש: גם החיפוש בSharePoint 2019 מספק את החוויה המודרנית כאשר המשתמשים יכולים לראות תוצאות חיפוש לפני שהם החלו להקליד את מילת החיפוש ותוצאות אלה מתעדכנות תוך כדי הקלדת מילת החיפוש. בנוסף, דף תוצאות מציג את תוצאות החיפוש שנאספו כאשר הן מקוטלגות לפי סוג.

 

6. שימוש ביכולות חדשות ברשימות ובספריות: המשתמשים יכולים להעתיק ולהזיז ממקום למקום מסמכים תוך שימוש בסרגל הפקודות. כן, קיימת האפשרות להוסיף קבצים כקישורים.

 

ומה יעלם בגרסה החדשה של ה SharePoint?
להלן מספר יישומים עיקריים שלא ימשיכו לגרסת 2019:

  1. SharePoint designer לא תתלווה גירסה חדשה של תוכנה זו לSharePoint החדש. גירסת SharePoint designer 2013 תמשיך להיתמך עד שנת 2026.
  2. הוסרה האפשרות שהיתה קיימת ב SharePoint 2013 להורדת ישומים/רכיבים מבוססי קוד (מיקרוסופט החליטה להסיר אפשרות זו גם מSharePoint 2013). במקום אפשרות זו ניתן להשתמש ב SharePoint add-Ins (להרחבה בנושא)
  3.  Visio: תרשימי Visio יכולים להיות מוצגים ב SharePoint בשני אופנים: האחד כתמונת png והשני באמצעות רכיב מיקרוסופט silverlight. רכיב ה silverlight לא יתמך בגירסה החדשה של ה-SharePoint.
  4. רכיב ה Newsfeed הקיים בגירסאות קודמות של ה SharePoint יוחלף ביכולות החדשות הקיימות ב SharePoint 2019 בנושא.

להרחבה על כל היכולות/יישומים שידעכו עם הגירסה החדשה ניתן למצוא כאן.

 

מקורות:


https://www.cmswire.com/digital-workplace/sharepoint-2019-says-hello-to-6-features-and-goodbye-to-6-others/ 

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/WhServer-2019/ba-p/218924at-s-New-with-OneDrive-in-SharePoint- 

https://support.office.com/en-us/article/differences-between-sharepoint-server-2016-and-2019-public-preview- ba84c8a3-3ce2-4252-926e-c67654ceb4a3

 

בלוג: בלוג- steptwo

בלוג של Steptwo

לקריאה לחצו כאן

 

לצפייה לחצו כאן

שם האירוע: מפגש חורף וירטואלי של הפורום לניהול ידע
מיקום האירוע: וירטואלי
תאריכים: 12/12/2018
פרטים נוספים: לחצו כאן 

 

שם האירוע: כנס KMDM- ניהול ידע ומסמכים
מיקום האירוע: המאה ועשרים 6, ראשון לציון
תאריכים: 17/12/2018
פרטים נוספים: לחצו כאן

 

כנסים בעולם

 

שם האירוע: Advancing your OD practice
מיקום האירוע: United Kingdom
תאריכים: 22-23/12/2018
פרטים נוספים: לחצו כאן

ספר: The Power of KM
נכתב ע"י ד"ר מוריה לוי

הספר, The Power of KM: Harnessing the extraordinary value of knowledge management , הינו ספר שנכתב בשנת 2016, על ידי Bruce N. Hunter. Hunter איש רב תארים וניסיון בתחומי ניהול ידע, ניהול שינויים, ניהול פרויקטים, איכות ופיתוח Agile מסביר בגובה העיניים מהו ידע, מהו ניהול ידע, ואיך ניתן ליישמו, ברמה אישית, עסקית וכוללת.
Hunter מצליח לייצר הגדרות פשוטות, במקומות שלא תמיד הצליחו רבים אחרים קודם לכן. יתרונו של הספר בפשטותו.

מפת הספר (הערה: המפה לא מייצגת בהכרח את סדר הפרקים וארגון תכני הספר):

הספר מומלץ לכל מי שמתחיל לעסוק בניהול ידע, ולא רק. אני למדתי.

נתונים, מידע, ידע וחכמה

נתונים מוגדרים כבסיס; מידע הוא נתון/נתונים בהקשר.
המידע מוביל לידע, אך ידע אינו סתם מידע בהקשר:

ההגדרה של ידע: הבנה שהושגה דרך התנסות (פשוט אך עוצמתי- מ.ל. !!).
הידע יכול להיות גלוי-אנו מודעים לו, יכולים לתעדו, לקודד אותו ולשתפו;
וידע יכול להיות סמוי: או שאנחנו לא יודעים מה שאנו יודעים, או שקשה לנו לתארו ולהסבירו.

החכמה והידע שזורים זה בזה.
את החכמה עצמה יותר קשה להגדיר ו- Hunter מביא מספר הצעות, כולן משרתות את התפיסה שחכמה מאפשרת שימוש בידע לקבלת החלטות טובות יותר ולתוצאות טובות יותר.
ההצעות מתייחסות לידע בדבר הדרך בה אנו עושים שימוש בידע: תפיסות; אמונות; כלים ומיומנויות. הידיעה מה נכון להגיד ומה לא; מה לעשות וממה להימנע; מתי, איפה ובאילו הקשרים.

שזירתם של ידע וחכמה מאפשרת הבנה של תחום ניהול הידע כמוצע ע"י Hunter:
ניהול ידע עוסק בשימוש בהון האנושי והידע, בדרך המאפשרת פתרון בעיות והמייצרת תוצאה טובה ביותר ליותר אנשים.

 


חזרה

 

לשם מה? מטרות ניהול הידע

ניהול ידע משרת:


1) יעילות          2) מועילות         3) אפקטיביות עשייה

 

כדי להגיע לאלו, פעילות ניהול ידע תשרת אחת או יותר משבע המטרות משנה הבאות:

  1. צמצום הזמן הנדרש לאיתור ידע
    מטרה זו מוכרת בשם נוסף: להביא את הידע הנכון בהקשר הנכון לאדם הנכון.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: תהליכי הכנסה לתפקיד, מנועי חיפוש.
  2. שיפור תהליכי ידע
    היות וכיום כל התהליכים בארגון עתירי ידע, הרי שניתן להגדיר מטרה זו גם כשיפור תהליכים או שיפור נהלי עבודה.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: הכתיבה מחודשת של נהלים, צוותי שיפור מתמיד.
  3. טיפוח עבודת צוות מבוססת ידע
    צוותים העובדים במשתף ייהנו, מיצרנות, אפקטיביות ואווירה חיובית, ולכן זו מטרה של ניהול הידע.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: קהילות ידע, תכניות להבנת העצמי והאחר.
  4.  שילוב/ מינוף ליצירת ידע חדש
    עוסק באינטגרציה של ידע ממקורות או היבטים שונים לפיתוח הידע ויצירת ידע חדש.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: תכנית חדשנות, תכנית למידה מתמשכת.
  5. שיתופי פעולה ושיתופי ידע
    לשתף עם האחר ידע זו רמה ראשונית. לחשוב אתו יחד, לפתח אתו במשותף ידע, או לשתף פעולה על בסיס ידע משותף, הן רמות מתקדמות יותר.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: קהילות ידע, עידוד שימוש במאגרי תובנות.
    6. ניהול סיכוני ידע
    ניהול סיכוני ידע כוללת שתי תת מטרות קשורות- זיהוי סיכונים הקשורים בידע, ושימוש בכלי ניהול ידע כדי להתמודד עם סיכונים אלו.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: שימור ידע פורשים, זיהוי פערי ידע.
    7. קידום זרימת הידע בארגון
    קידום זרימת הידע אינה מתייחסת בהכרח לכל פריט ידע בארגון, אלא לזה בעל הערך.
    מבוצע בשלושה רבדים: מההנהלה לשטח, מהשטח להנהלה, ובין עמיתים.
    דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: הנגשת תהליכים, סטנדרטים, רגולציה ותובנות בארגון; עידוד אנשים לחדשנות ורעיונות.

 


חזרה

 

מי? קהלי יעד

החשיבה הראשונית על פעילויות ניהול ידע היא בראייה עסקית וארגונית.
כך התרגלנו...כך דיברו אלינו כל השנים; שם מצוי הכסף...

 

אולם- כך פותח Hunter את עינינו מחדש, הלוא כולנו יודעים שניהול ידע נכון שיהיה בכל ממדי החיים.
נכון ליישם ניהול ידע ברמה-

  1.  עסקית
    (אין צורך להרחיב- רוב הדוגמאות אפילו בספר הן בשדה זה)
  2. ארגונית ומוסדות
    בארגונים ומוסדות שלא למטרות רווח; בארגוני דת ובארגונים חינוכיים; בציבור ובממשל.
    תהליכי ניהול ידע שכאלו ישאפו למשל לסייע בקידום ייעודו של אותו ארגון/מוסד מדובר; במיצוי ההון אנושי; ביצירת התוצאות הטובות ביותר.
  3. פרוייקטלית
    פרוייקטים בכל הקשר שהוא, הם תחום בו ניהול ידע משמעותי ביותר לתפעול ולהצלחה: שיתוף מסמכים, קבוצות דיון, הפקת לקחים ועוד.
  4. אישית
    אנחנו כעובדים; אנחנו כבני אדם במעגל החיים הפרטי, הזוגי, המשפחתי.
    ברמה האישית יש מקום להפקת לקחים; יש מקום לשימוש בידע ושיתוף ידע ככלי ללמידה, העשרה והתקדמות; לקשר עם פרטים אחרים גם על בסיס ידע.
  5. בקהילה הקרובה
    בשכונה ובקרב חברים
    ניהול הידע נכון שיעסוק בהקשר זה בדרכים לשיפור חיינו כאנשים וקהילה, וככלי לגישור על פערים בין השותפים.
  6. קהילה הגלובלית
    עם אנשי מקצוע המקבילים לנו; עם אנשים בעלי תחום עניין משותף; עם אנשים
    בדומה לניהול ידע בקהילה הקרובה, אך במעגלים נרחבים יותר.
  7. תרבותי חברתי כולל
    תרומה לאנושות ולעולם.

 


חזרה

 

מה? פתרונות ניהול ידע


Hunter אורג את מגוון פעילויות ניהול הידע תחת ש7 פרקים מרכזיים.
חשיבותם של פרקים אלו, כפי שנראה בהמשך ביישום, שכל ארגון נדרש לתת כיסוי לכולם גם יחד, ולא נכון שיסתפק בפתרונות רק בחלקם:

  1. העברת ידע בעת כניסה לתפקיד ובעת סיום תפקיד
    מדריכים לעובד בעת כניסתו; מסמכים שיכולים להיות לו לעזר בתפקידו
    שיחה עם העובד בעת עזיבתו ולמידה ממנו על דרכי התנהלות ועבודה לשיפור ולשימור
  2. למידה מתמשכת
    למידה מתמשכת מהווה בסיס לארגון לומד המתפתח כישות אחודה, וכאוסף פרטים.
    כולל תהליכים של קפה ידע, הפקות לקחים, מיומנויות למידה ועוד. ו
    וידוא שהידע הנלמד מונגש, קל לשימוש, יעיל, אינטואיטיבי ואפקטיבי
  3.  זיהוי, יישום ושיתוף תובנות
    הקמת מאגר תובנות המבוסס על Best Practices ארגוניים
    שימוש ב Checklists להגברת השימוש בידע נלמד
  4. מאגרי ידע
    הקמת מאגרי ידע מסוגים שונים (מסמכים, לקחים, למידה ועוד); תחזוקתם.
    המאגרים (שעל פי רוב סביב תחום התמחות- SME) יכולים להיות תוך שימוש בפורטל, כלי ניהול מסמכים, ספריה ברשת- הכל לפי ההקשר והצורך.
  5. הגברת חדשנות
    חדשנות עוסקת בפיתוח הידע החדש, בדרכים שאינן בהכרח ליניאריות.
    על הארגונים לזכור שמרכיבי מפתח המאפשרים חדשנות כוללים בראש וראשונה: מוכנות לאי הצלחות (כישלונות) ותמיכה בעובדים.
    פעילות ניהול ידע לחדשנות יכולה להיות תכנית לעידוד החדשות בארגון.
  6. שיתופי ידע ושיתופי פעולה (שיתופיות)
    עוסק בקהילות ידע- ובהם שיתוף ידע גלוי, חילוץ ידע סמוי לגלוי; שיתוף בפיתוח ידע.
    Hunter מתייחס למספר סוגים של קהילות ידע, לרבות:
    CoP: Community of Practice- שיתוף ידע בין אנשים בעלי תחום מקצועי משותף
    CoI: Community of Interest- שיתוף ידע בין אנשים בעלי תחום עניין משותף
    CoA: Community of Action- שיתוף ידע בין אנשים בעלי משימה משותפת
    7. מדידה וניתוח:
    מדידה וניתוח של פעילויות ניהול ידע ותוצאותיו. חשוב שיהיו יעדים אובייקטיבים!

 


חזרה

 

איך? תהליך היישום

ישנם 7 שלבים ליישום ניהול ידע בארגונים:

  1. הערכת הסביבה
    ההערכה תתייחס לתיחום לו הוגדר ניהול הידע- צוות, ארגון או כל קבוצה אחרת.
  2. סקר פעילויות ניהול ידע קיימות
    בכל ארגון מתקיימים תהליכי שיתוף ופיתוח ידע, גם לפני תחילת יוזמה סדורה.
    סקר הפעולות הקיימות חשוב להבנת המצע, וניתוח הפערים.
  3.  תכנון יוזמות ניהול ידע
    תכנון היוזמות יתייחס ל:
    א) יוזמות קטנות, בינוניות וגדולות שיבוצעו במקביל. קריטי להתחיל גם עם יוזמות קטנות שאינן דורשות תשתית טכנולוגית או אחרת חדשה ויכולות להדגים Quick Wins.
    ב) יוזמות המתייחסות לכל 7 הפרקים שהוגדרו בפרק "פתרונות ניהול ידע" לעיל.
  4. יישום
    יישום קודם כל של פתרונות קטנים ומהירים, ומיד לאחר מכן, של פתרונות נוספים. תוכן תכנית עבודה ליישום הדרגתי של הפתרונות המוצעים.
  5.  ניהול השינוי והטמעה
    אין ספק שלא מספיק לייצר פתרונות ניהול ידע טובים, אלא נדרש להטמיעם.
    ניהול השינוי הינו תהליך. ניתן לנהלו על פי מודלים רבים הקיימים לניהול שינוי ו Hunter אף מציע מודלים שכאלו.
  6.  יישום מהלכי משילות ניהול ידע
    משילות חשובה להטמעה נכונה ומצליחה לאורך זמן.
    שני הצעדים המשמעותיים לקידום נושא זה: 1) מחויבות הנהלה 2) צוות משילות
    הצוות יכלול שותפים משרדת ניהול הידע ומנהליה, ומומלץ שידווח למנהל הידע
  7. תקשור הצלחות, שיתוף ושיתופיות
    השלב האחרון, לפני שמתחילים מחדש, הינו תקשור מהות ניהול הידע, ההצלחות, שיתוף אנשים, והזמנתם לקחת חלק בפעילות.

     


    חזרה

     

עתיד ניהול הידע

בעידן המידע, מנהלים מקבלים החלטות מבוססות נתונים ומידע;
בעידן הידע מקבלים החלטות מבוססות ידע וחוכמה.

 

מה צופה Hunter?
מיצוי ניהול הידע בכל מקום (7 קהלי היעד);
אלו שייכשלו בניהול ידע, יהיו בעמדת נחיתות לעומת אלו שכן מיישמים.
פתרון בעיות מבוסס ניהול ידע;
הוקרה לניהול ידע ומאמצים הקשורים בו.

 

ואם נצליח בכל אלו- ניהול הידע יסייע בקידומנו לעולם טוב יותר.

 

רצון של Hunter או תחזית? ימים יגידו (מ.ל.)

 


חזרה

 

המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware
Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135