בלוג ניהול ידע
"לקחת את העסק שלי צעד אחד קדימה".
בלוג זה עוסק בניהול מנקודת מבטי, מוריה לוי, מנכ"ל חברת ROM.
הבלוג מתמקד בהיבטים שונים של ניהול וניהול ידע.
לתכנן נכון... על מה עוד כדאי לחשוב
מאת: (פורסם ב-22/05/2017)

אינסוף אמירות חכמות נאמרו על חשיבות התכנון. תכנון הוא חשוב; תכנון הוא קריטי. אחת האמירות היותר ידועות, שאולי מסכמת את הדברים בדרך קצרה היא:  "failing to plan, is planning to fail"   (Alan Lakein).

לא נפרוש כאן את תורת התכנון. התכנון משקף כמובן את המטרות אום אנו מבקשים להשיג. התכנון הוא קונקרטי ומוגדר היטב, ואנו מיישמים אותו, על פי רוב, באמצעות תכנית עבודה סדורה של משימות, שותפים, משאבים ולו"ז.

 

אך לפני, שניגשים לפריטת התכנית והמשימות הכלולות בה- יש שתי שאלות שלמדתי, שכדאי להשיב עליהן, כדי להגדיל את סיכויינו לתכנון טוב, ועוד יותר מכך, לביצוע מוצלח.

שאלות אלו נשמעות דומות והפוכות, אך הן משקפות שני שדות שונים- אסטרטגי וטקטי, פונקציונאלי וערכי:

 

השאלה הראשונה קשורה לפן האסטרטגי ולשאלה שקצת נהגנו להזניח- שאלת ה HOW. רבים סוברים שאסטרטגיה עוסקת ב WHY, WHO ו WHAT, כאשר שאלת ה HOW  (איך) עיקרה טקטי. אך Simon Sinek (שווה להכיר, עם ובלי קשר לאמירות המוזכרות להלן), לימד אותנו בספרו “Start with WHY” שניתן להסתכל גם אחרת על שאלת ה HOW: השאלה המעניין, עוד לפני הגדרת המשימות (Aהינן בדרך כלל טקטיות), היא שאלת ה"איך" המבדלת:

איך לפעול כדי לייצר הצלחה?

ובמילים אחרות, מה שניים, שלושה או אפילו חמישה ערכים/ דרכים בהם נלך ובזכותם נצליח לממש?

האם מדובר בכך שהפתרון יהיה נוח מאד לשימוש וזה יוביל להצלחתו?

האם ניהול השינוי יהיה בעיקרו משתף ולכן הפעם נצליח להוביל אותו בבטחה לחוף המבטחים הרצוי?

לעיתים נדמה ומדובר בקלישאות, ואלו אכן יכולים להפוך לקלישאות. אך אם אכן נמצא את הגורם המבדל שמוביל אותנו בתכנון, הסיכוי שלנו להצליח נוסק פלאים.

ליוויתי לאחרונה תהליך פיתוח ידע במהלכו למדו שלמרות שתמיד חשבנו שאנו מסתכלים על טובת הילד לא הצלחנו להנחיל תפיסה זו באופן משמעותי דיו. הגורם המבדל היה שינוי דרך הצגת הנתונים בדוח מסכם. שינוי הנתונים שהתבקשו העובדים להציג, כיוון אותם לחשיבה על הילד ועל מה שטוב עבורו. כלומר, לא מספיק היה לייצר אמירות נכונות. תכנון נכון של משהו טכני לכאורה, היה הגורם המבדל להצלחה.[

 

בצד שאלה זו, נמצאת השאלה ההפוכה, שנשמעת דומה, אך לוקחת למקומות שונים לחלוטין:

מה יכול להכשיל את התהליך? באנגלית השאלה נשמעת  אפילו יותר מחודדת-  What can go wrong?

חיפוש כשלים אפשריים, מעין פרה-מורטם (ראה תפיסת BAR), היא השאלה המשלימה, שמטרתה להסיר את המכשולים הפוטנציאליים, או לפחות לצמצמם.

חיפוש כשלים שכאלו יבוצע, הן אל מול המטרות, אל מול ציפיות לקוח, אל מול התקנים ואל מול סטטוס קוו קיים.

 

כל אחת משתי שאלות אלו חשובה לתכנון וממנפת בפני עצמה. שילובן של שתי השאלות גם יחד- יכול להוביל הרבה יותר רחוק. וכמו שכבר אמרנו לא פעם, השמים הם הגבול.