ספר זה עוסק בניהול מנקודת מבטי, מוריה לוי, מנכ"ל חברת ROM.

הספר מתמקד בהיבטים שונים של ניהול וניהול ידע.

סוגיות בהן דן הספר:
• אחרית דבר
• אמון
• אמפתיה
• אנשים
• בין אמוציונאלי לרציונאלי
• גיוס עובדים
• גמישות
• דואר אלקטרוני
• דמוקרטיה
• העצמה
• הרהורים על ניהול ידע
• התמחות
• חדשנות
• חופשה
• חריצות
• להוות דוגמא
• ללמד כדי ללמוד
• למה בלוג? למה אני?
• לשאול
• מבנה ארגוני
• מדידה
• מהערכה למשוב
• מוטיבציה
• מחויבות עובדים
• מיהו העובד אותו אנחנו מנהלים?
• מילים
• מיתון
• מנהיגות
• מנהל טוב
• מסורת
• מעורבות חברתית
• מצוינות
• משא ומתן
• ניהול זמן
• ניהול סיכונים אישי וארגוני
• ניצחון
• סביבת העבודה הפיזית
• סמכות
• עבודה מהבית
• עבודת צוות
• עזיבת עובדים
• עידוד העשייה
• ערכים
• קבלת החלטות
• קונפליקטים
• קורס כאמצעי הדרכה
• קליטת עובדים
• שינויים
• שתיקה
• תגמול
• תחרות
• תכנון
ניהול במאה ה-21
סמכות
מאת: מוריה לוי

מקום עבודה הוא ארגון פורמאלי; מקום בו יש חשיבות ומקום משמעותי לסמכות. בשנות החמישים של המאה ה- 20, כאשר התפתחו שיטות הניהול הקלאסיות, היה ברור מאד מקור סמכותו של המנהל: הסמכות נבעה מהמעמד. כל מעמד הקנה סמכויות ולכל אחד היה ברור מה מותר לו והיכן גבולותיו.

כיום, במאה ה- 21, כללי העבודה השתנו: הקשר בין העובד, ובפרט מנהל הידע, לבין מנהלו הפך לקשר מורכב ופחות מוגדר. אמנם לא מדובר בקשר סימטרי, אולם ברור שמקור הסמכות של המנהל אינו כשהיה ובוודאי שאינו נובע רק מהמעמד.

דיון בסמכות כולל שני היבטים משלימים: דיון במקורות סמכות, ודיון בהאצלת סמכויות.

 

האצלת סמכויות אינה זהה להעברת אחריות. כאשר אני מאצילה סמכות פעולה או החלטה למנהלים ולעובדים שמתחתי, הם מקבלים אחריות ביצועית, אולם האחריות הניהולית ממשיכה ונותרת גם אצלי. ניתן להאציל סמכויות באופן קבוע, באופן זמני, או באופן חד פעמי, ואלו משפיעים כמובן על אופי ההתנהלות ורמת האחריות של העובד, אולם תמיד האחריות נותרת אצל המנהל.

 

רבים מהמנהלים מתקשים להאציל סמכויות. חלקם- פשוט לא מוותרים על תהליכי קבלת החלטות או על ביצוע משימות שהיו יכולים להעביר לכפיפיהם, וחלקם מעבירים את האחריות לכפיפיהם אולם ממשיכים לבקר, להתערב ולמעשה להחזיק את הסמכות אצלם הלכה למעשה, למרות שהעבירוה למישהו אחר.

הקושי בהאצלת סמכויות נובע משילוב של מספר גורמים:

ראשית, לעיתים אנו פשוט מתחילים במשימה שהיה נכון שנבצעה, ומתוך אינרציה ממשיכים גם בשלבים הבאים, למרות שהיה ניתן והיה נכון להעבירה לאחר. זו האפשרות הקלה, שכן מודעות אליה, פותרת אותה.

סיבה אחרת קשורה לכך שאנו כמנהלים בדרך כלל יותר ותיקים, יותר מנוסים ואנו חשים שאם אנו נבצע את המשימה בעצמנו, ולא נבזר אותה לאחרים, היא תתבצע מהר יותר ו/או באופן איכותי יותר. אני מודה, שזו סיבה שאני תופסת את עצמי נופלת בה פעם אחר פעם...

סיבה נוספת, דומה לה, קשורה באנרגיה הנדרשת מאיתנו כדי להסביר לאחר ולוודא שקיבלנו את שרצינו: עד שנסביר, לעיתים כך נדמה לנו, ועד שנתקן אחרי, כבר קל יותר לבצע לבד. אגב, לעיתים זו סיבה מצוינת שלא לבזר, אך יש לקבל את ההחלטה מתוך שיקול דעת כולל.

לעיתים מדובר במשימה שחביבה עלינו יותר, אז אנו לוקחים אותה על עצמנו.

ולעיתים, אנו חוששים, וזה מתקשר לחלק השני של הפוסט (בהמשך), שאם נבזר את הסמכות, נאבד ממקור עוצמתנו כמנהלים ומקור סמכותנו יקטן. בסוף היום, גם אנו המנהלים, הנם אנשים שמחפשים את מקומם, ואנו מבקשים להגן על עצמנו, לפעמים במודע, ולפעמים גם בתת-מודע.

 

אני יכולה להמשיך ולפרוט עוד סיבות למה האצלת הסמכויות לא קלה. אך זה אינו העיקר. העיקר הוא, שהאצלת הסמכויות חשובה.

חשובה כדי להקטין מעלינו את העומס ולנתבו נכון יותר;

חשובה כדי לבנות מקצועית את העובדים שמתחתינו;

וחשובה, כדי לייצר את האמון בינינו לבין עובדינו, שידעו שאכן אנו מוכנים לסמוך עליהם.

 

כמה טיפים הקשורים להאצלת סמכויות:

כאשר מאצילים סמכות, יש להשאיר בידי העובד לו הואצלה הסמכות חופש פעולה להחלטה ואופן המימוש. לא להנחות עד הפרט האחרון ולהשאיר אותו/ה רק קבלן ביצועי. אחרת, מאבדים הרבה מהתועלות הפוטנציאליות.

כאשר מאצילים סמכות, יש להנחות לגבי המטרה ורוח הפעילות, יש לבקר לגבי התקדמותה ויש לזכור שהאחריות היא עדיין שלנו. לא מדובר בפעולת "שגר ושכח".

כאשר מאצילים סמכות, כדאי לתקשר את הידיעה בארגון. גם כדי להקל ברמה התפעולית על העובד לו הואצלה הסמכות, אך לא פחות, כדי לפרגן לו/ה. תגמול רך הנו תמיד קריטי להנעת עובדים.

 

אך לא ניתן להשלים את השיח בנושא, ללא התייחסות למקור הסמכות. כפי שכבר כתבתי, מקור הסמכות משתנה בעקבות השינוי בתפיסת העבודה והעובדים. ככלל, ניתן לומר שמקור עוצמתו של המנהל, תלויה רבות בידע שלו. העובדים מעריכים מנהלים בעלי ידע רב. זה כמובן איננו הפרמטר היחיד; עובדים יעריכו מנהל ויכירו בסמכותו, אם יבינו את שביקש ואם בקשותיו ודרישותיו תואמות את ערכיהם ואת ערכי הארגון.

 

איך זה משפיע על מנהלים? לא לגמרי ברור לי. לדעתי, השלב הראשון הנו מודעות לשינוי המתחולל בתפיסת הסמכות. מעבר לכך, מנהל צריך להבין שבהאצלת סמכויות ובשיתוף ידע לעובדיו, הוא בעצם מחזק גם אותם וגם את עצמו, ולא להיפך.

 

אפלטון, שחי שנות רבות לפני התהוותם של ארגונים פורמאליים, אמר על הסמכות: "The wisest have the most authority". אלו הנבונים, החכמים והפקחים, הם המצליחים להפוך בעינינו למקור סמכות.

לקח לנו שנים רבות וצורות ארגון מגוונות כדי לחזור לשורשים ולהבין אמירה זו לעומקה. לא במקרה, היה כנראה פילוסוף זה, תלמידו של סוקרטס, לאחד הפילוסופים היוונים המשפיעים ביותר בתולדות הפילוסופיה המערבית.

ועל פי פקחותו, נראה שהיה מקור סמכות.

 

לגרסא באנגלית

פוסט זה הנו חלק מהספר "ניהול במאה ה-21", למידע נוסף והזמנה.