ספר זה עוסק בניהול מנקודת מבטי, מוריה לוי, מנכ"ל חברת ROM.

הספר מתמקד בהיבטים שונים של ניהול וניהול ידע.

סוגיות בהן דן הספר:
• אחרית דבר
• אמון
• אמפתיה
• אנשים
• בין אמוציונאלי לרציונאלי
• גיוס עובדים
• גמישות
• דואר אלקטרוני
• דמוקרטיה
• העצמה
• הרהורים על ניהול ידע
• התמחות
• חדשנות
• חופשה
• חריצות
• להוות דוגמא
• ללמד כדי ללמוד
• למה בלוג? למה אני?
• לשאול
• מבנה ארגוני
• מדידה
• מהערכה למשוב
• מוטיבציה
• מחויבות עובדים
• מיהו העובד אותו אנחנו מנהלים?
• מילים
• מיתון
• מנהיגות
• מנהל טוב
• מסורת
• מעורבות חברתית
• מצוינות
• משא ומתן
• ניהול זמן
• ניהול סיכונים אישי וארגוני
• ניצחון
• סביבת העבודה הפיזית
• סמכות
• עבודה מהבית
• עבודת צוות
• עזיבת עובדים
• עידוד העשייה
• ערכים
• קבלת החלטות
• קונפליקטים
• קורס כאמצעי הדרכה
• קליטת עובדים
• שינויים
• שתיקה
• תגמול
• תחרות
• תכנון
ניהול במאה ה-21
ניהול זמן
מאת: מוריה לוי

רובנו ממהרים. רצים כל הזמן. צריכים להכין הצעה לשלשום, לתת תשובה למנהל עד לפני שעה, ועוד ארבע שעות- להשלים משימה הרת גורל. אנו חיים במציאות של "אין זמן". פעם נהגנו להאמין שזה בגלל הביקוש הגדול; תקופת הבועה. כל הארגונים ממהרים, כולם בצמיחה. אחר כך הגיע המיתון. כמה שנים של שקט יחסי- ושום דבר לא השתנה. עדיין המנהל דרש דו"חות בערך לאתמול, ועדיין בכל פרויקט הגענו עם הלשון בחוץ עד השנייה האחרונה.

לי איאקוקה, לשעבר יו"ר קרייזלר האמריקאית, אמר שהיכולת להתרכז ולנצל את הזמן בחוכמה היא הכל.

בלי להיות חכמה או מצליחה כמוהו, אני מסכימה מאד עם דבריו. ההרגשה שלי, ברמה האישית, שזמן הנו משאב חשוב ויקר מעין כמוהו, ברמה האישית, לעיתים שווה יותר מכסף.

זמן הנו משאב מתעתע. לכאורה הוא הכי מוגבל בעולם- 24 שעות בלבד כל יממה, אך מאידך, הרבה פעמים, לאנשים עסוקים יש פנאי לקחת על עצמם עוד משימות, יותר מאשר לאחרים, הנראים עסוקים פחות.

 

חשוב לעסוק בניהול זמן כמנהלים, ממספר סיבות:

ראשית, עבודת ידע מתאפיינת בביצוע מטלות רבות בו זמנית. גם אם לכאורה מבצעים משימה אחת, פעמים רבות היא מתפצלת להרבה משימות משנה, המבוצעות חלקן במקביל, ולאו דווקא, זו אחר זו. אנחנו כמנהלים- בוודאי יכולים להעיד על עצמנו שאנו עסוקים בביצוע כמה משימות יחידו.

שנית, העובדים שלנו צריכים גם הם לדעת לנהל את זמנם. הם עצמאיים, ופי שכבר נכתב, הם מנהלים את שגרת יומם, פעמים רבות בעצמם, ועלינו כמנהלים גם לתת להם כלים לניהול נכון של הזמן, וגם למצוא דרכים לפקח ולבקר על כך.

 

כמה טיפים שאני יכולה לשתף מניסיוני, לניהול זמן נכון:

  • להבין שיש הבדל בין עומס ותחושת עומס. אחת הסיבות שאנשים מסוימים נוטים לקחת על עצמם לנהל יותר משימות ומצליחים בכך, היא שהם לא חיים בתחושת "אין זמן". עצם התחושה, מעיקה לעיתים יותר מהמשימה עצמה.
  • להגדיר שעות קבועות לקריאה וטיפול ב- MAIL-ים. קריאה של כל MAIL מיד עם הגעתו, פוגעת בריכוז אל מול המשימה המבוצעת, ופוגמת הן במשימה המקורית בה היינו עסוקים וגם בטיפול ב- MAIL שהגיע זה עתה.
  • להגדיר מראש (וכך ללמד את העובדים) לכל משימה של יותר משעה- כמה זמן אנו מתכננים להשקיע בה. אנו נוטים, פעמים רבות, להשקיע יותר, כדי להגיע לאיכות מיטבית, ופעמים רבות עוברים את סף הכדאיות. במילים אחרות, אנו משקיעים, פעמים רבות בפרטים מסוימים, יותר זמן ממה ששווה לארגון או ללקוח שנשקיע עבור הנ"ל. כמו במקומות אחרים- פרטו היקר משחק תפקיד משמעותי (20:80). אבל, לא מספיק לתכנן; יש לוודא שאכן אנו עומדים בלו"ז. עצם הגדרת הלו"ז, כבר מסייעת לניהול הזמן, והרצון להתכנס למסגרת הזמנים שהגדרנו, בהחלט עושה פלאים ליכולתנו לנהל את זמננו.
  • להקדים ולבצע משימות כאשר הן מגיעות, ולא לדחותן סמוך למועד הגשתן. אני נוהגת לומר, שאם משימה מבוצעת מיד, היא לא לוקחת יותר זמן. אבל אוסיף: משימה המבוצעת מיד, לוקחת פחות זמן. בדרך כלל, אם היא מבוצעת סמוך לפגישה או לשיחה בה התקבלה, מרכיבי הביצוע והדגשים עדיין טריים בראשנו, והרבה יותר קל לנו "להיכנס לעניינים" ולבצע את המשימה מהר. הנ"ל גם מקטין את הזמן הנדרש לניהול כל המשימות שעוד נותרו פתוחות. פשוט החזיקו שולחן נקי. אני עושה זאת, וזה בהחלט ישים!
  • לוודא מול עצמנו, שאנו מוצאים זמן לטפל בחשוב, ולא רק בדחוף. טיפול בדחוף בדרך כלל שוחק יותר, טיפול בחשוב, פעמים רבות, טוב לא רק לארגון, אלא גם לנו.
  • להגדיר חלונות זמן ביומן לביצוע משימות שאנו לא מצליחים להתפנות אליהם. אם אנו מצליחים להיות קשוחים ולא לדחות פגישות אלו עם עצמנו פעם אחר פעם, הרי שנוכל לפנות זמן לקידום משימות ולניקוי שולחן מעת לעת.

ועוד טיפ קטן: דאגו שהעובדים שלכם יקחו חופש. כארגון, אם יש עבודה, תמיד יותר זול לאפשר לעובדים לפדות ימי חופש. למען בריאותם הנפשית, למען הכוח שלהם להמשיך הלאה- כללו גם מרכיב זה בניהול הזמן- ודאגו שאכן יחפשו וינפשו.

 

מישהו חכם (לא ידוע מי) אמר: " שתי עובדות על ניהול זמן: א. אין לך שליטה מתי אתה נולד ומתי אתה מת. ב. כל מה שבין נקודות אלה נתון למשא ומתן."

כנראה שהרוב בשליטתנו. בואו ננצל את זה לטובה.

 

לגרסא באנגלית

פוסט זה הנו חלק מהספר "ניהול במאה ה-21", למידע נוסף והזמנה.
אופיר , בתאריך 26/10/2009 16:06
מאמר מעולה !
אני ממליץ לך לנסות אתר מדהים BusinessWatch שעוזר לי מאוד, מנתק לי את המייל האישי ונותן לי פלטפורמה עסקית נטו, אשר מכוונת מטרה אחת ולהיא הגעה למטרה - סיום הפרויקט באמצעות כלל העובדים שלי באפקטיביות ונוחות מירבית לכלל המשתתפים, ללא נדנוד ומעורבות של רעשים.
www.bsw.co.il
דוד ניר , בתאריך 11/03/2012 01:51
מוריה העצות שלך מענינות ונחמדות
נהניתי תודה
דוד