כיצד ניהול הידע מסייע לארגון בשעת חירום
מאת: טלי גפן, מנהלת מחלקה באגף כספים ותכנון, מכבי שירותי בריאות

כתבת אורח- טלי גפן, מנהלת מחלקה באגף כספים ותכנון, "מכבי" שירותי בריאות.

 

איזה פעילויות הקשורות לניהול ידע, ביצעתם בעקבות מצבי החירום בכלל ובמבצע עמוד ענן בפרט?

במכבי התמודדנו עם מספר מלחמות ומבצעים, לצערנו, ולכן יש לנו תהליכי עבודה ונהלי עבודה בניהול ידע למצבי חירום. התחלנו בהכנות להתמודדות במצבי חירום במלחמת לבנון השנייה, כשאנו מתמודדים עם המצבים עד היום, לאחרונה נערך תרגיל של פיקוד העורף להתמודדות עם רעידת אדמה וגם בו פעלנו.
במצבי חירום מוקם חדר מצב ובו מספר נציגים מכל התחומים, כשאחד מהם הוא נציג מניהול ידע.
הקמנו מערכת זמן אמת, דרכה ניתן לבדוק איזה רופאים פעילים בכל מרפאה בכל רגע נתון.

במבצע עמוד ענן ביצענו את הדברים הבאים:


• העלנו את הפורטל לשעת חירום, בימי שגרה הוא אינו פעיל, ובמצבי חירום מחלקת ניהול ידע

  מעדכנים את התכנים הרלוונטיים למצב ותוך שעות ספורות הפורטל באוויר. בפורטל ניתן למצוא

  נהלים והנחיות שהם גנריים והודעות, עדכונים וכו' שמותאמים למצב החירום הנוכחי.
• הפעלנו פורום אינטראקטיבי בניהול משאבי אנוש, כיוון שהיו נושאים רבים שהייתה להם

  נגיעה לתחום זה.
• עדכנו נהלים והנחיות, לדוגמא, פרסמנו  הנחייה כי רופאים יכולים לחדש מרשמים בפקס,

  וכך לא יצטרכו להגיע במצב התקפות טילים למרפאה.
• פתחנו  בפורטל איזור שבו עובדים מהצפון והמרכז שמעוניינים לארח עובדים מהדרום

  מזמינים עמיתים מהדרום, ורשימה של עובדים שמעוניים להתארח.
• השתמשנו ב"בלוגידע"- בלוג קיים, ובו הבלוגריסטים העלו פוסטים מתוך הממ"ד והמקלט.

 

תקשרנו את כל הפעילויות האלו דרך מכתבים, מיילים ובדף הבית של הפורטל, דרכו קישרנו במקום בולט לפורטל מצב חירום.

 

האם השתנו הרגלי הכניסה בעקבות המצב?
נכנסו הרבה מאוד עובדים לפורטל שעת חירום, ולפורטל לרכיבי ההודעות, העדכונים ולכל הפריטים שקושרו למצב.

 

מי היה מנהל התוכן?
בשגרה, באופן שוטף, יש לנו מוביל ידע שעוסק בשעת חירום. אותו מוביל ידע אחראי על תחום שעת החירום במכבי.
כדי שהוא יוכל להתפנות לכל המשימות, הוא כתב את התכנים ומחלקת ניהול ידע עזרה לו בהזנתם לפורטל.

 

האם שיתפתם ידע עם ארגונים אחרים?
היה שיתוף פעולה ברמה ארגונית עם משרד הבריאות וקופות חולים אחרות. קישרנו מהפורטל לאתרים רלוונטיים ופרסמו חומרים שקיבלנו בנושא.

 

יש לך מה להמליץ לארגונים אחרים?
לעשות שלום ולא מלחמה...ומכיוון שזה כנראה לא כ"כ פשוט, אז להערך מראש למצבים הללו, להיות משולבים בכל המנגנונים הארגוניים המרכזיים העוסקים בהערכות לשעת חירום גם בשוטף.
להיות גמישים ויצירתיים בזמן החרום עצמו.