כיצד פוגש משתמש הקצה בארגון את מערכת המידע / ניהול הידע החדשה?

שיווק, הדרכה והטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון

 

מזל טוב! הארגון רכש או הקים מערכת מידע / ניהול ידע חדשה, יעילה, מודרנית וחדשנית, העתידה לקדם את מטרותיו ואת הצלחתו... אך כיצד פוגש משתמש הקצה את מערכת המידע / ניהול הידע? ומה מבטיח את השימוש שלו בה?

כיצד אנו הופכים את השימוש במערכת מידע / ניהול ידע החדשה לחלק מהתרבות הארגונית? ולחלק מהשגרה היום-יומית של העובדים?
כיצד אנו מובילים את השינוי הארגוני הכרוך בהכנסת מערכת חדשה לארגון?

במה כדאי לארגון להשקיע את המשאבים: שיווק, הדרכה או הטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון? ואולי את כולם?

תוכן הפרקים:

פרק א': שיווק
פרק ב': הדרכה
פרק ג': הטמעה
לסיכום

פרק א': שיווק

שיווק מהו?
"שיווק מוגדר לרוב כפעילות עסקית וחברתית, שבמסגרתה עוסק התאגיד בקידום המכירות של מוצריו או שירותיו. ולפי הגדרה רחבה יותר - קידום של כל פעילות בעלת משמעות כלכלית היא מעשה שיווקי."

(מתוך הערך שיווק, ויקיפדיה)
 
למעשה תחום השיווק הינו מקצוע הכולל עולם תוכן רחב, הדורש התמקצעות רבה. התחום כולל בין היתר: תפיסה מתודולוגית, אסטרטגיה, מיתוג, תקשורת שיווקית, פרסום ויחסי ציבור (יח"צ), קידום מכירות (קד"מ) ועוד...

 

השימוש בכלים שיווקיים בתוך ארגון נועדה לשרת את השגת המטרות העסקיות של הארגון, ובנוסף גם: להעביר מסרים לעובדיו, לקדם שינוי ארגוני או גם שימוש במערכת טכנולוגית חדשה. 

 

יתרונות השיווק הפנים ארגוני של מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

  • פרסום וחשיפה של המערכת החדשה במהירות ולקהלי יעד גדולים
  • יצירת'Buzz'  ו 'WOW' בארגון, על מנת להניע את השינוי הארגוני
  • יצירת ביקוש לשימוש במערכת החדשה.
  • יצירת הבנה ושיתוף פעולה עם חברי הארגון

כלים לשיווק פנים ארגוני של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

  • פרסום, יחסי ציבור, תקשורת שיווקית
  • אירועים ארגוניים: כנסים, הרצאות, ישיבות הנהלה
  • סוכני שינוי
  • פורטלים ואתרי אינטראנט, ניוזלטר, בלוג, דיוור ישיר
  • מצגות, טיזרים, חתימות במייל

מומלץ להשתמש בשירותי מחלקת השיווק של הארגון (ברוב הארגונים קיימת מחלקת שיווק) בעת תכנון וביצוע תכנית שיווקית פנים ארגונית.

חזרה

פרק ב': הדרכה

הדרכה מהי?
הדרכה היא התהליך של הקניית יכולת כלשהי או יצירת הנעה לפעולה. את תהליך השינוי מוביל

לרוב מדריך שמקנה יכולת מסוימת לחניכיו. היכולת המועברת בתהליך ההדרכה יכולה להיות

פרקטית, קוגניטיבית, או אחרת. ההדרכה היא פרי תכנון מקדים השואף להשגת יעדים מסוימים.

(מתוך הערך הדרכה, ויקיפדיה).

 

הדרכת עובדים הינה הגדרה כללית ללימודים הבלתי פורמאליים בהם העובד לוקח חלק

במסגרת עבודתו. (מתוך הערך הדרכת עובדים, ויקיפדיה).

 

יתרונות ההדרכה למשתמשים על מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

  • העברת ידע מקצועי על ידי מומחה (מדריך), במסגרת מוגדרת ותחומה בזמן, בזמן קצר, לקבוצות משתמשים גדולות
  • יצירת תהליך למידה בו מקנים למשתמשים מיומנויות וידע חדשים
  • יצירת תהליך למידה בו משפרים תהליכי עבודה עסקיים
  • יצירת תהליך למידה בו מאמצים טכנולוגיות ושיטות עבודה חדשות

אפשרויות לביצוע ההדרכה למשתמשים על מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

  • מרכז הדרכה ארגוני / כיתות לימוד ממוחשבות
  • פגישות הדרכה אצל המשתמש
  • הדרכה מרחוק / הדרכה מקוונת
  • אתרי אינטראנט תומכים להדרכה
  • לומדות, מצגות, סרטונים ומדריכים למשתמש - לשימוש עצמי
  • מבחנים ומבדקים לבחינת אפקטיביות ההדרכה
  • הדרכה על ידי גוף שלישי (חברת הדרכה חיצונית)

    חזרה

פרק ג': הטמעה

הטמעה מהי?
הטמעה הינה שלב בו הלמידה מעמיקה יותר מהדרכה, הנעשית באופן ובהתאמה אישית למשתמש.

זהו השלב בו נוצר החיבור בין המערכת והעובדים – כאשר משתמש הקצה פוגש את המערכת.

בשונה מתהליכי שיווק והדרכה הפונים לקבוצות משתמשים גדולות, תהליך ההטמעה הוא

אישי ופרטני למשתמש, וכולל עבודה מעשית מצידו בסביבת העבודה הטבעית שלו.

 

יתרונות ההטמעה למשתמש של מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

  • מתן דוגמא אישית למשתמש
  • מתן ליווי אישי וטיפוח המשתמש, מתן מענה אישי לצרכי המשתמש
  • יצירת הנעה לפעולה: עידוד המשתמש לחשוב ולפעול לביצוע הפעולה הנדרשת
  • יצירת משתמש "חושב" ו"חכם" המשתמש ביכולות מתקדמות ותורם הן לצמיחת המשתמש והן לצמיחת המערכת
  • מתן כלים ללמידה עצמאית ולקידום אישי
  • ניהול השינוי וטיפול בהתנגדויות
  • יצירת אקלים לשיפור ולחדשנות
  • "העבר את זה הלאה" – קידום הידע המוטמע ע"י המשתמש למשתמשים סביבו

כלים להטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

  • יצירת תכנית הטמעה מובנית בהתאם לצרכי הארגון והמשתמש
  • יצירת מחויבות הנהלה היא מפתח חשוב להצלחת ההטמעה
  • חתירה להשגת הישגים מיידיים (מטרות לטווח קצר) והישגים ארוכי טווח 
  • יצירת תהליכי עבודה תומכים, ביטול תהליכי עבודה מתחרים
  • מיסוד השינוי בארגון
  • בחינת אפקטיביות (בהתאם למטרות ההטמעה) לאורך זמן

חזרה

לסיכום

אחד האתגרים הגדולים של ארגון הוא שיווק הדרכה והטמעה של מערכות מידע / ניהול ידע חדשה, התומכת בתהליכי עבודה בארגון ומסייעות להשגת היעדים העסקיים.

לכל אחד מהשלבים המוצגים: שיווק, הדרכה והטמעה – יתרונות יחסיים. שילוב נכון, בהתאם הן לצרכי הארגון והן למשאבים שלו, ייתן את התוצאה המיטבית לארגון:

התוצאה הרצויה להנהלת הארגון –  חסכון במשאבים ובזמן, ייעול תהליכי עבודה,  הגברת פרודוקטיביות, ניצול היכולות של מערכת באופן מיטבי
התוצאה הרצויה למשתמשים – העמקת ויישום הידע,  שימושיות מיטבית במערכת.

חזרה